Der ultimative Leitfaden für Google Docs

Published by Philipp Schuster on 2015-04-232015-04-23

Update 08. Oktober 2016

Ich habe mehrere neue Abschnitte hinzugefügt um den Artikel aktuell zu halten. Neu hinzugekommen: Automatische Inhaltsverzeichnisse mit Seitenanzahl und mehrspaltige Layouts. Zu finden ein Stück weiter unten bei den entsprechenden Unterpunkten. Der restliche Artikel stammt allerdings von April 2015. Sollte irgendetwas nicht mehr ganz aktuell sein, dann bitte ich das zu entschuldigen und würde mich über einen freundlichen Hinweis sehr freuen.

Du bist ein großer Fan von Google Docs und möchtest wissen, wie du noch mehr herausholen kannst? Oder du kennst Google Docs nicht besonders gut und möchtest dich möglichst schnell einarbeiten? Egal welcher Fall für dich zutrifft, hier bist du richtig!

Was ist Google Docs?

Google Docs ist eine Office-Umgebung im Web, die in Google Drive integriert ist. Manchmal wird mit Google Docs die ganze Office-Umgebung von Google bezeichnet (Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Zeichnungen, Formulare), manchmal aber auch nur die Textbearbeitung. In diesem Artikel soll es um die Textbearbeitung mit Google gehen und wie man das Maximale aus dieser herausholt.

Grundfunktionen

Der größte Vorteil ist es, dass ihr bei Google Docs große Freiheiten und einen großen Komfort genießt. Die Dokumente werden sicher, blitzschnell und zuverlässig in der Google Cloud gespeichert und zusätzlich gibt es einen vollständigen Versionsverlauf, so dass ihr niemals irgendwelche Inhalte verliert. Neben den Grundfunktionen einer jeden Textbearbeitungssoftware sticht bei Google Docs hervor, dass ihr die Dokumente mit Freunden und Mitarbeitern teilen und gemeinsam bearbeiten könnt, wenn diese ebenfalls ein Google Konto haben. Alternativ könnt ihr Dokumente auch einfach per Link freigeben.

Ihr habt die Wahl ob die entsprechenden Personen das Dokument im Lesemodus zu sehen bekommen, ob sie Kommentieren und Vorschläge machen dürfen oder ob sie als Bearbeiter direkt mit loslegen dürfen. Das kooperative Arbeiten funktioniert hervorragend. Die Bearbeiter sehen gegenseitig wo der Cursor des anderen gerade aktiv ist und im Bearbeitungsverlauf (Datei > Überarbeitungsverlauf) kann jeder Mitarbeiter (beziehungsweise ihr als Dokumentinhaber) alles nachvollziehen. Der Zugriff kann anderen jederzeit entzogen werden solange ihr der Inhaber des Dokumentes seid.

Google Docs ist plattformunabhängig, da es im Web läuft und ihr lediglich einen Webbrowser benötigt. Ferner gibt es allerdings zusätzliche Apps für Android, iOS und Chrome. Die Chrome-Apps ermöglichen das Offline-Bearbeiten der Inhalte im Browser (Ubuntu, Mac OS X, Windows, ChromeOS). Die nativen Apps für Android und iOS bieten auch eine Offline-Funktion, hinken der Webversion allerdings bezüglich Funktionen hinterher. Das ist aber auch nicht weiter schlimm finde ich, da ich Textdokumente sowieso lieber an einem “richtigen” Computer mit Tastatur in der Webversion bearbeite.

Google Docs lässt euch außerdem Microsoft-Word-Dokumente und OpenOffice-Dokumente öffnen und bearbeiten. Das funktioniert zwar logischerweise nicht so gut wie mit den entsprechenden Anwendungen der Anbieter, aber es geht. Innerhalb von Google Docs könnt ihr eure Dokumente, die nicht als Datei sondern als Linkverknüpfung in eurem Google Drive gespeichert werden, auch in zahlreiche Formate exportieren, darunter z. B. PDF, ODT und DOCX. Tipp: Wer regelmäßig und intensiv mit Google Docs arbeitet, der sollte einmal im Quartal mit “Google Takeout” alle Google Docs-Dokumente als z. B. PDF-Dokument sichern.

Die Bedienung ist selbsterklärend und ähnlich der jeder anderen gängigen Software. Ihr könnt Tabulatoren nutzen, Texte positionieren, Listen mit verschiedenen/beliebigen Listenzeichen ausstatten, Zeilenhöhe einstellen (und zusätzliche Abstände einstellen), Tabellen und Bilder einfügen, Fußnoten setzen und und und. Desweiteren finde ich Google Docs ist die mit Abstand optisch ansprechendste Textverarbeitung überhaupt.

Tipps und Tricks

Seiteneinrichtung

Bevor ihr Google Docs das aller erste mal nutzt, klickt oben in der Menüleiste (Webversion) auf Datei > Seiteneinrichtung und stellt das Format auf A4 um. Standardmäßig ist es möglicherweise auf ein US-Format eingestellt, was beim Druck auf A4 dann Layout-Probleme bereiten kann. Außerdem könnt ihr hier die Abstände in Zentimetern angeben die an den Seiten eingehalten werden sollen. Die Einstellungen könnt ihr dort direkt speichern und habt sie dann als Standard in jedem neuen Dokument. Mein Tipp: Ein Seitenabstand von 2,4cm.

Absatzformatvorlagen / Persönliche Standardstile

Bei den Absatzformatvorlagen und persönlichen Standardstilen handelt es sich meiner Meinung nach um ein absolutes Killerfeature! Ich liebe das und es ist eins meiner stärksten Argumente für Google Docs. Konkret geht es darum, dass ihr für ein Wort, einen Satz oder einen ganzen Absatz eine “Absatzformatvorlage” festlegen könnt. Zum Beispiel legt ihr für ein Wort / eine Überschrift fest, dass es eine “Überschrift 1. Ordnung” ist und für eine andere Überschrift stellt ihr “Überschrift 2. Ordnung” ein. So könnt ihr ein Dokument und dessen Abschnitte korrekt gliedern. Zu finden ist dieser Bereich links neben der Auswahl der Schriftart.

Der große Vorteil des Ganzen ist nun, dass dadurch die verschiedenen Abschnitt-Typen (Überschriften x-ter Ordnung, Normaler Text, Titel) die gleiche Formatierung haben. Beispielsweise wählt ihr für die Überschrift 1. Ordnung “Roboto” als Schriftart, Schriftgröße 15 und dunkles Blau als Schriftfarbe. Ihr könnt euch so eure Lieblingsstile für normalen Text, verschiedene Überschriften, Titel sowie Untertitel nach Belieben festlegen und optisch einheitliche und sauber strukturierte Dokumente erstellen.

Habt ihr Farben, Schriftgröße usw. eingestellt, so müsst ihr als nächstes die Einstellungen lokal übernehmen. Dafür geht ihr wieder in die Auswahl der Absatzformatvorlagen, klickt diesmal aber auf den Pfeil rechts neben den entsprechenden Vorlage. Dort müsst ihr auf “… entsprechend aktualisieren” klicken (Bild 1). Zu guter Letzt nochmal auf den Abschnitt mit den Textformatvorlagen klicken und diesmal ganz unten auf “Optionen > Als persönliche Standardstile speichern” klicken (Bild 2). Glückwunsch, nun habt ihr in jedem neuen Dokument eure favorisierten Einstellungen. Wenn ihr auf den letzten Schritt verzichtet, ändert ihr eure Stile nur lokal für das eine Dokument, was ja auch mal notwendig sein kann.
Mein Tipp: Erstellt euch ein eigenes Dokument, in dem ihr keinen Inhalt sondern nur eure Stile definiert. So habe ich das auch gemacht.

Automatische Ersetzung

Die automatische Ersetzung ist ein nettes Feature, da ich so viele Sonderzeichen auf einfache Art und Weise integrieren kann. So wird zum Beispiel aus “!=” → “≠” (ungleich). Ich habe mir außerdem Kürzel für “+-” → “±” (Plusminus), “_pi_” → “π” (Pi) und “^=” → “≙” (entspricht) festgelegt. Ihr müsst im Text einfach das Kürzel schreiben und es wird dann automatisch ersetzt. Wollt ihr das nicht, drückt ihr einmal zurück und schreibt dann normal weiter.

Sonderzeichen-Picker

In der Menüleiste könnt ihr unter “Einfügen > Sonderzeichen” mittels eines echt genialen Tools Sonderzeichen suchen und einfügen. Dafür steht eine Zeichenfläche zur Verfügung, mit der ihr das Sonderzeichen skizzieren könnt. Das funktioniert sehr gut und ist echt innovativ. So könnt ihr zum Beispiel “Pi” oder irgendwelche anderen griechischen Buchstaben skizzieren.

Recherche aus Dokument heraus

Wer regelmäßig Dokumente für z. B. Schule oder Uni erstellt, wird hin und wieder mal ein Wort recherchieren müssen. Dafür bietet Google Docs eine interne Recherche, welche auf die Google Suche zurückgreift. Entweder wählt man ein Wort, eine Wortgruppe oder einen Satz aus und klickt im Kontextmenü auf Recherchieren, oder benutzt die Tastenkombination STRG + SHIFT + ALT + I.

Inhaltsverzeichnisse (NEU 08. Oktober 2016)

Ihr könnt in Google Docs in der Menüleiste unter Einfügen > Inhaltsverzeichnis nun auch automatische Inhaltsverzeichnisse in euer Dokument einfügen, wobei die jeweiligen Überschriften mit ihrer Seitenzahl korrekt im Verzeichnis notiert werden. Voraussetzung ist, dass ihr Überschriften und Unterüberschriften entsprechend als “Überschrift n-ter Ordnung” deklariert. Das schaut ungefähr so aus:

NEU OKTOBER 2016: Neue, automatische Inhaltsverzeichnisse in Google Docs

Mehrspaltiges Layout

Seit August 2016 könnt ihr euer Dokument nun auch in zwei oder drei Spalten aufteilen. Wenn der Inhalt in der einen Spalte am Ende der Seite angelangt, dann geht es in der anderen Spalte weiter. Schaut so aus:

Google Docs: Mehrspaltiges Layout

Dokumentstruktur und Informationen über den Inhalt

In der Menüleiste könnt ihr euch unter > Tools links eine Strukturübersicht des Dokumentes anzeigen lassen, mit der ihr durch die Überschriften navigieren könnt. Rechts könnt ihr entweder ein “Definition”s-Fenster für einzelne Google-Suchanfragen anzeigen lassen oder ein “Erkunden”-Fenster mit interessanten Informationen.

Google Docs: Optional: Links Dokumentstruktur und rechts “Erkunden”-Fenster

Schriftstärken (Leicht, Dünn, Mittel, Fett) bei zahlreichen Schriftarten (UPDATE 4. April 2017)

Wenn ihr im Schriften-Menü auf den Pfeil klickt (siehe Screenshot), dann könnt ihr verschiedene Schriftstärken auswählen. Das ist kombinierbar mit den Standardstilen/Absatzformatvorlagen.

Google Docs: Schriftstärken

Sonstiges

Ich könnte noch viele weitere tolle Features aufzählen und mit Bildern belegen, doch das würde den Rahmen des Artikels definitiv sprengen. Ich möchte hier ja auch keine Fachliteratur erstellen, sondern sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Nutzern die besten Argumente für Google Docs aufzeigen. Was ich wenigstens noch kurz erwähnen möchte ist es, dass ihr für die erste Seite eines Dokuments separate Kopf- und Fußzeilen anlegen könnt. Dafür erscheint auf der ersten Dokument-Seite eine Chechbox im Bereich der Kopf- bzw. Fußzeile.

In der Menüleiste findet ihr übrigens einen Punkt “Add-ons”, wo ihr zahlreiche zusätzliche Helferlein von Drittentwicklern finden und einbinden könnt. Was ich vielleicht zum Schluss noch erwähnen könnte ist die “Web-Zwischenablage”, welche ich im Blog bereits ausführlich beschrieben habe.

Kritikpunkte und Zukunftsaussichten

Google Docs entwickelt sich stetig weiter und hat in den letzten Jahren immer wieder neue Meilensteine an Funktionalität, Design und Benutzerfreundlichkeit erreichen können. Man findet aber auch hier ein paar Schwachstellen. Die mobilen Apps (Android, iOS) hängen der Webvariante deutlich hinterher. Die Microsoft-Office-Apps für Android sind da technisch gesehen besser umgesetzt.

Google Docs bietet automatisch generierte Inhaltsverzeichnisse. Das geschieht anhand der vorhin bereits angesprochenen Absatzformatvorlagen bzw. was alles als Überschrift im Dokument markiert wurde. Leider ist dieses automatisch generierte Inhaltsverzeichnis vollkommen nutzlos, da es schauderhaft aussieht und nicht die Seitenzahl des entsprechenden Abschnittes enthält. Das soll allerdings in Arbeit sein. Ich hoffe da wird bald eine solide Lösung vorgestellt.

Update 08. Oktober 2016

Die automatisch generierten Inhaltsverzeichnisse sind endlich hübsch und mit Seitenzahl versehen. Siehe ein Stück weiter oben im entsprechenden Unterpunkt.

Ich nutze Google Docs seit mittlerweile drei Jahren intensiv und ich liebe es genau so sehr wie alles andere von Google. Ich hoffe ihr habt meine Begeisterung zu spüren bekommen und dass ihr was neues und nützliches über Google Docs gelernt habt bzw. ihr euch Google Docs mal näher anschauen wollt.