Der ultimative Leitfaden für Google Docs

Update 08. Oktober 2016

Ich habe mehrere neue Abschnitte hinzugefügt um den Artikel aktuell zu halten. Neu hinzugekommen: Automatische Inhaltsverzeichnisse mit Seitenanzahl und mehrspaltige Layouts. Zu finden ein Stück weiter unten bei den entsprechenden Unterpunkten. Der restliche Artikel stammt allerdings von April 2015. Sollte irgendetwas nicht mehr ganz aktuell sein, dann bitte ich das zu entschuldigen und würde mich über einen freundlichen Hinweis sehr freuen.

Du bist ein großer Fan von Google Docs und möchtest wissen, wie du noch mehr herausholen kannst? Oder du kennst Google Docs nicht besonders gut und möchtest dich möglichst schnell einarbeiten? Egal welcher Fall für dich zutrifft, hier bist du richtig!

Was ist Google Docs?

Google Docs ist eine Office-Umgebung im Web, die in Google Drive integriert ist. Manchmal wird mit Google Docs die ganze Office-Umgebung von Google bezeichnet (Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Zeichnungen, Formulare), manchmal aber auch nur die Textbearbeitung. In diesem Artikel soll es um die Textbearbeitung mit Google gehen und wie man das Maximale aus dieser herausholt.

Google Docs

Grundfunktionen

Der größte Vorteil ist es, dass ihr bei Google Docs große Freiheiten und einen großen Komfort genießt. Die Dokumente werden sicher, blitzschnell und zuverlässig in der Google Cloud gespeichert und zusätzlich gibt es einen vollständigen Versionsverlauf, so dass ihr niemals irgendwelche Inhalte verliert. Neben den Grundfunktionen einer jeden Textbearbeitungssoftware sticht bei Google Docs hervor, dass ihr die Dokumente mit Freunden und Mitarbeitern teilen und gemeinsam bearbeiten könnt, wenn diese ebenfalls ein Google Konto haben. Alternativ könnt ihr Dokumente auch einfach per Link freigeben.

Ihr habt die Wahl ob die entsprechenden Personen das Dokument im Lesemodus zu sehen bekommen, ob sie Kommentieren und Vorschläge machen dürfen oder ob sie als Bearbeiter direkt mit loslegen dürfen. Das kooperative Arbeiten funktioniert hervorragend. Die Bearbeiter sehen gegenseitig wo der Cursor des anderen gerade aktiv ist und im Bearbeitungsverlauf (Datei > Überarbeitungsverlauf) kann jeder Mitarbeiter (beziehungsweise ihr als Dokumentinhaber) alles nachvollziehen. Der Zugriff kann anderen jederzeit entzogen werden solange ihr der Inhaber des Dokumentes seid.

Google Docs ist plattformunabhängig, da es im Web läuft und ihr lediglich einen Webbrowser benötigt. Ferner gibt es allerdings zusätzliche Apps für Android, iOS und Chrome. Die Chrome-Apps ermöglichen das Offline-Bearbeiten der Inhalte im Browser (Ubuntu, Mac OS X, Windows, ChromeOS). Die nativen Apps für Android und iOS bieten auch eine Offline-Funktion, hinken der Webversion allerdings bezüglich Funktionen hinterher. Das ist aber auch nicht weiter schlimm finde ich, da ich Textdokumente sowieso lieber an einem “richtigen” Computer mit Tastatur in der Webversion bearbeite.

Google Docs lässt euch außerdem Microsoft-Word-Dokumente und OpenOffice-Dokumente öffnen und bearbeiten. Das funktioniert zwar logischerweise nicht so gut wie mit den entsprechenden Anwendungen der Anbieter, aber es geht. Innerhalb von Google Docs könnt ihr eure Dokumente, die nicht als Datei sondern als Linkverknüpfung in eurem Google Drive gespeichert werden, auch in zahlreiche Formate exportieren, darunter z. B. PDF, ODT und DOCX. Tipp: Wer regelmäßig und intensiv mit Google Docs arbeitet, der sollte einmal im Quartal mit “Google Takeout” alle Google Docs-Dokumente als z. B. PDF-Dokument sichern.

Die Bedienung ist selbsterklärend und ähnlich der jeder anderen gängigen Software. Ihr könnt Tabulatoren nutzen, Texte positionieren, Listen mit verschiedenen/beliebigen Listenzeichen ausstatten, Zeilenhöhe einstellen (und zusätzliche Abstände einstellen), Tabellen und Bilder einfügen, Fußnoten setzen und und und. Desweiteren finde ich Google Docs ist die mit Abstand optisch ansprechendste Textverarbeitung überhaupt.

Tipps und Tricks

Seiteneinrichtung

Bevor ihr Google Docs das aller erste mal nutzt, klickt oben in der Menüleiste (Webversion) auf Datei > Seiteneinrichtung und stellt das Format auf A4 um. Standardmäßig ist es möglicherweise auf ein US-Format eingestellt, was beim Druck auf A4 dann Layout-Probleme bereiten kann. Außerdem könnt ihr hier die Abstände in Zentimetern angeben die an den Seiten eingehalten werden sollen. Die Einstellungen könnt ihr dort direkt speichern und habt sie dann als Standard in jedem neuen Dokument. Mein Tipp: Ein Seitenabstand von 2,4cm.

Absatzformatvorlagen / Persönliche Standardstile

Bei den Absatzformatvorlagen und persönlichen Standardstilen handelt es sich meiner Meinung nach um ein absolutes Killerfeature! Ich liebe das und es ist eins meiner stärksten Argumente für Google Docs. Konkret geht es darum, dass ihr für ein Wort, einen Satz oder einen ganzen Absatz eine “Absatzformatvorlage” festlegen könnt. Zum Beispiel legt ihr für ein Wort / eine Überschrift fest, dass es eine “Überschrift 1. Ordnung” ist und für eine andere Überschrift stellt ihr “Überschrift 2. Ordnung” ein. So könnt ihr ein Dokument und dessen Abschnitte korrekt gliedern. Zu finden ist dieser Bereich links neben der Auswahl der Schriftart.

Der große Vorteil des Ganzen ist nun, dass dadurch die verschiedenen Abschnitt-Typen (Überschriften x-ter Ordnung, Normaler Text, Titel) die gleiche Formatierung haben. Beispielsweise wählt ihr für die Überschrift 1. Ordnung “Roboto” als Schriftart, Schriftgröße 15 und dunkles Blau als Schriftfarbe. Ihr könnt euch so eure Lieblingsstile für normalen Text, verschiedene Überschriften, Titel sowie Untertitel nach Belieben festlegen und optisch einheitliche und sauber strukturierte Dokumente erstellen.

Habt ihr Farben, Schriftgröße usw. eingestellt, so müsst ihr als nächstes die Einstellungen lokal übernehmen. Dafür geht ihr wieder in die Auswahl der Absatzformatvorlagen, klickt diesmal aber auf den Pfeil rechts neben den entsprechenden Vorlage. Dort müsst ihr auf “… entsprechend aktualisieren” klicken (Bild 1). Zu guter Letzt nochmal auf den Abschnitt mit den Textformatvorlagen klicken und diesmal ganz unten auf “Optionen > Als persönliche Standardstile speichern” klicken (Bild 2). Glückwunsch, nun habt ihr in jedem neuen Dokument eure favorisierten Einstellungen. Wenn ihr auf den letzten Schritt verzichtet, ändert ihr eure Stile nur lokal für das eine Dokument, was ja auch mal notwendig sein kann.
Mein Tipp: Erstellt euch ein eigenes Dokument, in dem ihr keinen Inhalt sondern nur eure Stile definiert. So habe ich das auch gemacht.

Google Docs: Einstellungen Absatzformatvorlage übernehmen
Google Docs: Als persönliche Standardstile speichern

Automatische Ersetzung

Die automatische Ersetzung ist ein nettes Feature, da ich so viele Sonderzeichen auf einfache Art und Weise integrieren kann. So wird zum Beispiel aus “!=” → “≠” (ungleich). Ich habe mir außerdem Kürzel für “+-” → “±” (Plusminus), “_pi_” → “π” (Pi) und “^=” → “≙” (entspricht) festgelegt. Ihr müsst im Text einfach das Kürzel schreiben und es wird dann automatisch ersetzt. Wollt ihr das nicht, drückt ihr einmal zurück und schreibt dann normal weiter.

Google Docs: automatische Ersetzung

Sonderzeichen-Picker

In der Menüleiste könnt ihr unter “Einfügen > Sonderzeichen” mittels eines echt genialen Tools Sonderzeichen suchen und einfügen. Dafür steht eine Zeichenfläche zur Verfügung, mit der ihr das Sonderzeichen skizzieren könnt. Das funktioniert sehr gut und ist echt innovativ. So könnt ihr zum Beispiel “Pi” oder irgendwelche anderen griechischen Buchstaben skizzieren.

Google Docs: Sonderzeichen skizzieren

Recherche aus Dokument heraus

Wer regelmäßig Dokumente für z. B. Schule oder Uni erstellt, wird hin und wieder mal ein Wort recherchieren müssen. Dafür bietet Google Docs eine interne Recherche, welche auf die Google Suche zurückgreift. Entweder wählt man ein Wort, eine Wortgruppe oder einen Satz aus und klickt im Kontextmenü auf Recherchieren, oder benutzt die Tastenkombination STRG + SHIFT + ALT + I.

Google Docs: Interne Recherche

Inhaltsverzeichnisse (NEU 08. Oktober 2016)

Ihr könnt in Google Docs in der Menüleiste unter Einfügen > Inhaltsverzeichnis nun auch automatische Inhaltsverzeichnisse in euer Dokument einfügen, wobei die jeweiligen Überschriften mit ihrer Seitenzahl korrekt im Verzeichnis notiert werden. Voraussetzung ist, dass ihr Überschriften und Unterüberschriften entsprechend als „Überschrift n-ter Ordnung“ deklariert. Das schaut ungefähr so aus:

NEU OKTOBER 2016: Neue, automatische Inhaltsverzeichnisse in Google Docs

NEU OKTOBER 2016: Neue, automatische Inhaltsverzeichnisse in Google Docs

Mehrspaltiges Layout

Seit August 2016 könnt ihr euer Dokument nun auch in zwei oder drei Spalten aufteilen. Wenn der Inhalt in der einen Spalte am Ende der Seite angelangt, dann geht es in der anderen Spalte weiter. Schaut so aus:

Google Docs: Mehrspaltiges Layout

Google Docs: Mehrspaltiges Layout

Dokumentstruktur und Informationen über den Inhalt

In der Menüleiste könnt ihr euch unter > Tools links eine Strukturübersicht des Dokumentes anzeigen lassen, mit der ihr durch die Überschriften navigieren könnt. Rechts könnt ihr entweder ein „Definition“s-Fenster für einzelne Google-Suchanfragen anzeigen lassen oder ein „Erkunden“-Fenster mit interessanten Informationen.

Google Docs: Optional: Links Dokumentstruktur und rechts "Erkunden"-Fenster

Google Docs: Optional: Links Dokumentstruktur und rechts „Erkunden“-Fenster

Schriftstärken (Leicht, Dünn, Mittel, Fett) bei zahlreichen Schriftarten (UPDATE 4. April 2017)

Wenn ihr im Schriften-Menü auf den Pfeil klickt (siehe Screenshot), dann könnt ihr verschiedene Schriftstärken auswählen. Das ist kombinierbar mit den Standardstilen/Absatzformatvorlagen.

Google Docs: Schriftstärken

Google Docs: Schriftstärken

Sonstiges

Ich könnte noch viele weitere tolle Features aufzählen und mit Bildern belegen, doch das würde den Rahmen des Artikels definitiv sprengen. Ich möchte hier ja auch keine Fachliteratur erstellen, sondern sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Nutzern die besten Argumente für Google Docs aufzeigen. Was ich wenigstens noch kurz erwähnen möchte ist es, dass ihr für die erste Seite eines Dokuments separate Kopf- und Fußzeilen anlegen könnt. Dafür erscheint auf der ersten Dokument-Seite eine Chechbox im Bereich der Kopf- bzw. Fußzeile.

In der Menüleiste findet ihr übrigens einen Punkt “Add-ons”, wo ihr zahlreiche zusätzliche Helferlein von Drittentwicklern finden und einbinden könnt. Was ich vielleicht zum Schluss noch erwähnen könnte ist die “Web-Zwischenablage”, welche ich im Blog bereits ausführlich beschrieben habe.

Kritikpunkte und Zukunftsaussichten

Google Docs entwickelt sich stetig weiter und hat in den letzten Jahren immer wieder neue Meilensteine an Funktionalität, Design und Benutzerfreundlichkeit erreichen können. Man findet aber auch hier ein paar Schwachstellen. Die mobilen Apps (Android, iOS) hängen der Webvariante deutlich hinterher. Die Microsoft-Office-Apps für Android sind da technisch gesehen besser umgesetzt.

Google Docs bietet automatisch generierte Inhaltsverzeichnisse. Das geschieht anhand der vorhin bereits angesprochenen Absatzformatvorlagen bzw. was alles als Überschrift im Dokument markiert wurde. Leider ist dieses automatisch generierte Inhaltsverzeichnis vollkommen nutzlos, da es schauderhaft aussieht und nicht die Seitenzahl des entsprechenden Abschnittes enthält. Das soll allerdings in Arbeit sein. Ich hoffe da wird bald eine solide Lösung vorgestellt.

Update 08. Oktober 2016

Die automatisch generierten Inhaltsverzeichnisse sind endlich hübsch und mit Seitenzahl versehen. Siehe ein Stück weiter oben im entsprechenden Unterpunkt.

Ich nutze Google Docs seit mittlerweile drei Jahren intensiv und ich liebe es genau so sehr wie alles andere von Google. Ich hoffe ihr habt meine Begeisterung zu spüren bekommen und dass ihr was neues und nützliches über Google Docs gelernt habt bzw. ihr euch Google Docs mal näher anschauen wollt.

Philipp Schuster

Ich bin Philipp, studiere Informatik an der TU Dresden und arbeite als Werkstudent im Bereich Software-Entwicklung bei T-Systems MMS. Ich bin 22 Jahre alt und beschäftige mich in meiner Freizeit gerne mit meinem Blog, Programierung, Technik, aber auch mit Joggen und vielen anderen Dingen. Get To Know Me oder schreibt mich an!

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31 Antworten

  1. Markus sagt:

    „Bei den Absatzformatvorlagen und persönlichen Standardstilen handelt es sich meiner Meinung nach um ein absolutes Killerfeature!“

    Das kann Microsoft Office & Libre Office auch. 😉

  2. phip1611 sagt:

    Ja, aber das ist nicht von Google. 😉

  3. phil sagt:

    Hoi phip
    Ich arbeite an verschiedenen Rechnern mit Google-Docs. Nun habe ich zu meinem Verdruss festgestellt, dass gewisse Sonderzeichen in GoogleDocs nur auf bestimmten Rechnern verfügbar sind. Konkret finde ich alle gewünschten Sonderzeichen auf meinem Windwos 8-Rechner. Mit Windows 7 am Arbeitsplatz und den Linux-Rechnern sind gewisse Sonderzeichen nicht verfügbar. Da webbasiert, bin ich doch etwas überrascht, dass es hier Unterschiede gibt. Ich müsste die Sonderzeichen mit Bildern ersetzen, was die Arbeit unglaublich mühsam machen würde …
    Auch werden diese speziellen Sonderzeichen bei einem PDF-Herunterladen nicht mitgedruckt – es bleiben nur Platzhalter zurück.
    Hast du eine Idee, woran das liegen könnte?

    Thx, und beste Grüsse

    Phil

  4. Tanja sagt:

    Hallo Lieber Phip

    Schön und gut was du hier alles schreibst, aber nochmal das mit den Überschriften. Ich möchte gerne automatische, nummerierte Überschriften als Vorlage hinterlegen und je nach Auswahl soll er checkn ob ich nun einen neuen Titel (z.B. Nummer 1, 2, 3 usw) oder einen untergeordneten Titel (z.B. 1.1, 2.1, 2.2 usw) aussuche und dies dann bitte automatisch anpassen.

    Kannst du mir evtl. sagen wie das funktioniert? Es soll auch möglich sein im Nachhinein noch weitere Titel, Untertitel hinzuzufügen.

    Ich wäre dir mega dankbar wenn du mir darauf eine Antwort hättest, denn ich bin da echt ein bisschen am verzweifeln.

    Danke und Gruss
    Tanja

    • phip1611 sagt:

      Hallo Tanja,
      Sorry für die verspätete Antwort. Ich habe das gerade mal probiert in Google Docs. Ich habe die Überschriften als (immer weiter eingerückte) Listen formatiert, diese Formatvorlage gespeichert und dann versucht neue Textstellen als Überschrift beliebiger Ordnung zu definieren. Dabei wurde zwar die Einrückung übernommen, jedoch nicht die Zählung. Das ist dann mit Google Docs wohl leider so nicht möglich.

      Freundliche Grüße
      Phip

  5. Steven sagt:

    Hi,
    mir gefällt die Formatierung der Überschrift „Was ist Google Docs?“ im allerersten Bild in diesem Artikel. Wie kriege ich so eine Überschrift hin, bzw. wie setzte ich diesen hellblauen Hintergrund?

    Beste Grüße
    Steven

    • phip1611 sagt:

      Hey Steven,
      Dafür einfach eine Tabelle mit einer einzigen Zelle bzw. 1 Spalte/1 Zeile anlegen und dann die Hintergrundfarbe einstellen. Mit Tabellen kann man sehr viele Layouts bauen.

      Freundliche Grüße
      Phip

      • Steven sagt:

        Leider scheint es doch noch nicht zu funktionieren. Ich habe jetzt also eine Tabelle angelegt und und darin meine Formatierungen vorgenommen (Text eingerückt, Schriftgröße 12, Hintergrundfarbe der Zelle: hellblau, etc). Danach habe ich diese Tabelle markiert und bin auf „Überschrift 1 entsprechend aktualisieren“ gegangen und danach habe ich „Als persönliche Standardstile speichern“ angeklickt.

        Wenn ich jetzt ein neues Google Docs öffne und einen Text als „Überschrift 1“ formatiere, wird die Schriftgröße übernommen und der Text wird entsprechend eingerückt, allerdings fehlt die Hintergrundfarbe hellblau.

        Weißt du vielleicht Bescheid, wie ich dies beheben kann?

  6. Raimo sagt:

    Hallo Allerseits,

    für die Nummerierung der Überschriften gibt es das Add-On Paragraph Styles+. Zu installieren direkt in dem geöffneten Dokument über den Menüeintrag „Add-ons->Add-ons aufrufen…“

    Ich konnte es auch erst nicht glauben, daß das standardmäßig nicht eingebaut ist. Aber das Add-on macht ein halbwegs vernünftiges Arbeiten mit langen Dokumenten möglich. Ein Inhaltsverzeichnis samt Seitenzahlen kann es auch generieren.

    Ein weiteres empfehlenswertes Add-on ist „Table of contents“. Es generiert eine Seitenleiste, mit einer Dokumentenübersicht. Mit der kann man den gewünschten Textabschnitt direkt anspringen und spart sich das Scrollen durchs Dokument.

    Viele Grüße!
    Raimo

  7. Dirk sagt:

    Hallo, wie kann ich in google-docs eine Seitennummerierung ab der n-ten Seite (hier ab der dritten Seite nach Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) einfügen? Word kann das…

  8. Lorenzo sagt:

    Hallo philip16,
    ich hoffe du kannst mir helfen.
    Ich habe ein Drive Doc von ca. 50 Seiten und eine Seitennummerierung.
    Ich möchte nach der Seite 10 einen Abschnittswechsel einfügen und die Seite 11 erneut bei 1 starte lassen; zudem soll der Text in der Fußzeile auch anders sein.
    Wie schaffe ich das Drive?

  9. Stefan sagt:

    Guter und nützlicher Beitrag!

    Meine Frage: Gibt es eine Möglichkeit wie man Aufzählungs-/Nummerierunglisten mit eigenen Einrückungen als Standard definieren kann? (innerhalb des gleichen Dokuments, noch besser Dokumentübergreifend)

    Ich habe schon mehrmals nach einer Lösung gesucht, dass ich die Einrückungen der Aufzählingslisten übers gesamte Dokument ändern kann (zum Beispiel erste Einrückungsebene ganz links und weniger Einrückungsabstände zwischen den verschiedenen Ebenen). Zwar kann ich die einzelnen Einrückungen mit den Tabulatoren anpassen, beginne ich jedoch in einem anderen Abschnitt eine neue Aufzählungsliste, so wird wieder die ursrpüngliche Einrückung verwendet.

    Gruss
    Stefan

  10. Ingrid Gerber sagt:

    Hallo Phillipp,

    vielen Dank für den Artikel, sehr hilfreich!

    Eine frage noch – kann man in google docs auch zwei Seiten nebeneinander sich anzeigen lassen?

    Lieben Dank & Gruß, Ingrid

  11. Danielmann sagt:

    Warum in GOTTES HEILIGEM NAMEN geht das nicht? Das ist doch voll behindert!!!! So wie wenn man sich freiwillig beide Beine amputiert und immer nur auf den Händen läuft…

  12. Michaelangelo sagt:

    Bin total zufrieden mit Google Docs, vermisse aber die Möglichkeiten, Steuerzeichen im Text anzeigen zu lassen. Geht das vielleicht doch aber ich hab’s noch nicht gefunden?

  13. Kristine sagt:

    Hi arbeite seit neuste auch mir Google Docs. Jetzt bin ich mit meiner Hausarbeit fertig und muss noch die Seitenzahlen einrichten. Wie lasse ich die Seitenzahlen erst nach dem Inhaltsverzeichnis mit seite 1 beginnen?

  14. Kristine Glombik sagt:

    Ok, schade, aber danke 🙂

  15. Steph sagt:

    Hallo Phip,
    vielleicht kannst du mir weiterhelfen. Ich suche nach einer Möglichkeit, die Zeilenhöhe innerhalb einer Tabelle anzupassen. Der von Google Docs genutzte Standardabstand vom Zelleninhalt ist etwas überdimensioniert, wie ich finde. Lässt sich das irgendwo einstellen? Danke!

  16. Lara sagt:

    Hallo Phip,
    ich habe einn Problem mit google docs. Für meine Facharbeit benötige ich einen Randabstand von 2,5cm oben und unten, aber Google Docs ändert es die ganze zeit zu 2cm um und auch andere gebrochene maßeinheiten lässt es nicht zu. Nur ganze zahlen kann ich benutzen.
    Ich mache es wie in ihrer Anleitung.
    Ich hoffe dass sie mir helfen können…

  17. Micha sagt:

    Hallo,
    auf dem PC und Chromebook erhalte ich immer amerikanische, typografische Anführungszeichen statt der deutschen. Auf dem iPad mit Originaltastatur geht es komischer Weise korrekt (nicht aber mit Alternativ-Tastatur-App). Kann man das reparieren? Dokument und PC und Browser – alles ist deutsch/deutsch eingestellt.

  18. Lara-Michelle sagt:

    Hi Phip,
    Ich habe auch ein Problem. Und zwar möchte ich eine Dokumentenstruktur einarbeiten, aber ich es gibt bei mir kein solches Zeichen unter Tools. Ich habe alles durchsucht, aber nichts gefunden.
    Geht das erst ab einer bestimmten Seitenzahl oder ist es einfach ein dekfekt?

  19. Sandra sagt:

    Hi Philipp! Toller Artikel, 2019 noch aktuell. Der hat mir gerade beim Schreiben meiner Arbeit sehr weiter geholfen. Was ich toll finde, ist die Möglichkeit die Quelle unter „Erkunden“ sofort als Zitat in die Fußzeile zu übernehmen.

    Hast du eine Info darüber, wie ich Gleiches manuell machen kann? Also ein Wort mit einer Ziffer versehen und die Erklärung in der Fußzeile zitieren? Finde leider nur Fußnote einfügen, aber da müsste ich ja die Zahl noch manuell hinzufügen. Lieben Gruß, Sandra

  20. Peter Müller sagt:

    Hallo,

    danke für den wirklich guten Artikel. Aktuell habe ich leider folgendes Problem: Ich erstelle eine Liste über Listenformat in folgender Form:

    1. Test –> Überschrift 1
    1.1. Überschrift 2

    Wenn ich jetzt ein Inhaltsverzeichnis erstelle fehlen leider die Aufzählungszeichen im Inhaltsverzeichnis. Wie bekomme ich die wieder?

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